Telefona ziņojums ir īss, bet svarīgs ziņojums, ko nosūta pa tālruni. Tādējādi viņi visbiežāk informē par sapulču, sanāksmju un sanāksmju rīkošanu. Telefona ziņojumā var būt arī steidzama galvas pavēle. Ienākošie tālruņa ziņojumi tiek pieņemti, un izejošie tiek pārsūtīti. Abiem veidiem ir līdzīgs dizains.
Lietošanas instrukcija
1
Papīra lapas augšējā kreisajā stūrī ievietojiet pilnu organizācijas nosaukumu un, ja nepieciešams, struktūrvienības nosaukumu, piemēram, "N. pilsētas administrācija". un Izglītības birojs.
2
Augšējā labajā stūrī ievadiet tālruņa ziņas saņēmēju. Norādiet personas amatu, uzvārdu un iniciāļus: "37. skolas direktoram Ivanovam I.I." Ja saņēmēju ir vairāki, jums nav jānorāda uzvārds: "N. pilsētas skolu direktoriem". Tālruņa ziņojumam pievienojiet pilnu iestāžu sarakstu, kurām tas tika nosūtīts.
3
Zemāk ievietojiet divas rindiņas vārdu "Telefona ziņojums" un tā sērijas numuru. Tālāk norādītajam izejošā tālruņa ziņojumam norādiet tā sastādīšanas datumu.
4
Pēc tam seko telefona ziņojuma faktiskais teksts: "22. februārī plkst. 17.00 Izglītības departamentā notiks sanāksme par pilsētas skolu darbības uzlabošanu. Skolu direktoru ierašanās ir stingri nepieciešama." Gatavojot telefona īsziņas tekstu, izvairieties no vārdiem un frāzēm, kas ir grūti dzirdami un grūti izrunājami. Atcerieties, ka ziņojumam jābūt informatīvam un īss - ne vairāk kā 50 vārdu.
5
Pārraidot telefona ziņojumu, skaidri izrunājiet vārdus, jo īpaši adreses, uzvārdus, cilvēku vārdu un uzvārdu, ielu nosaukumus, notikumu datumus un laikus. Beigās noteikti izlasiet tekstu vēlreiz un pārliecinieties, vai sarunu partneris visu ir pareizi pierakstījis. Kad saņemat ziņojumu pa tālruni, uzmanīgi klausieties. Ja jums ir jautājumi, nekavējoties tos notīriet.
6
Zem galvenā teksta ir tā vadītāja amats, uzvārds un iniciāļi, kurš parakstījis telefona ziņojumu: "Izglītības pārvaldes vadītājs Petrovs P. P." Izejošajam dokumentam jābūt arī personīgam parakstam.
7
Lapas apakšā sniedziet informāciju par darbiniekiem, kuri strādāja ar telefona ziņojumu. Parasti kreisajā pusē ielieciet ziņas sūtītāja atrašanās vietu, uzvārdu un iniciāļus, biroja tālruni, kā arī nosūtīšanas datumu un laiku. Labajā pusē ir informācija par personu, kas pieņēmusi dokumentu: amats, uzvārds un iniciāļi, tālruņa numurs, saņemšanas datums un laiks.
8
Izejošais telefona ziņojums tiek sastādīts vienā eksemplārā un tiek saglabāts īpašā mapē. Labāk, ja ienākošais ziņojums ir divos eksemplāros: pirmo jūs piešķirsit galvai turpmākam darbam, bet otro - ievietosit mapē glabāšanai.
Noderīgi padomi
Sagatavojiet tālruņa ziņojumu veidlapas datorā. Tie ir ļoti ērti lietojami. Informāciju vajadzīgajos grafikos varēsit ievadīt ar roku, nepārrakstot atkārtoti atkārtotus datus. Veidlapas būs vienādas ienākošajiem un izejošajiem tālruņa ziņojumiem.
