Ja jūsu organizācija ir atbildīga par zinātniskās konferences rīkošanu, tā ir ne tikai godpilna funkcija, bet arī liels organizatoriskais darbs, kurā ir jāņem vērā visas mazās lietas.
Lietošanas instrukcija
1
Izveidojiet konferences organizēšanas komiteju, kuras sastāvu nosaka pasūtījums. Izraudzīties priekšsēdētāju, kas vadītu un koordinētu komitejas locekļus. Nosakiet konferences datumus un komitejas ilgumu. Rīkojumā pārdomājiet, kā tiks izmaksāta atlīdzība darbiniekiem, kuri ir tās biedri. Nosūtiet paziņojumu par konferenci, un pielikumā norādiet prasības ziņojumiem, ziņojumu kopsavilkumu apjomus un to iesniegšanas termiņu.
2
Izlemiet par finansējuma avotiem, tas var būt mērķtiecīgs finansējums no budžeta, piesaistot pašu konferences dalībnieku sponsorēšanu un līdzekļus.
3
Izsūtiet ielūgumus visiem potenciālajiem konferences dalībniekiem un plānoto programmu. Izlemiet par dalībnieku un runātāju skaitu, kuri vēlas dalīties ar saviem zinātniskajiem sasniegumiem un pētījumu rezultātiem ar kolēģiem. Jautājiet dalībniekiem, vai jums ir jārezervē viesnīcu rezervēšana un jārezervē rezervācija.
4
Vienojieties ar tipogrāfiju, lai publicētu abstraktus kā atsevišķu brošūru un, ja nepieciešams, pasūtiet pasākuma programmu, ko izplatīt dalībniekiem, nozīmītes ar viņu vārdiem, iniciāļiem un organizācijas nosaukumu.
5
Atbilstoši dalībnieku skaitam nosakiet nepieciešamās zāles ietilpību un noīrējiet īpašu telpu, kas aprīkota šāda veida pasākumiem. Padomājiet par to, kāds aprīkojums būs nepieciešams to papildus aprīkot, pārbaudiet vajadzīgā skaita datoru kontaktligzdu, projekcijas ekrānu utt. Pieejamību. Padomājiet par bufetes darbu, kurā sanāksmju dalībnieki var iedzert tasi kafijas un iekost pārtraukumos.
6
Pārdomājiet konferences programmu, ja nepieciešams, sadaliet to sadaļās. Apsveriet, kur būs iespējams rīkot šādu sekciju sanāksmes. Programmā apsveriet konferenču viesu, organizatoru un dalībnieku runas. Pasūtiet kancelejas preces konferenču dalībniekiem - standarta komplektācijā ietilpst nozīmītes, piezīmju grāmatiņas un pildspalvas.
7
Veidlapu dokumentu paketes, reklāmas materiāli un kancelejas preces, kuras tiks pasniegtas konferences dalībniekiem kopā ar nozīmītēm.
