Jebkurai sabiedriskai vai profesionālai asociācijai ir pārvaldes institūcija, kurai ar statūtos noteikto biežumu jāsasauc visi interesenti, kas rīko ziņojumus un vēlēšanu sanāksmes. Ieeja uz šādām sanāksmēm ir atvērta visiem šīs sabiedrības locekļiem vai dalībnieku grupu pārstāvjiem, tādējādi viņi izmanto savas tiesības piedalīties tās pasākumos.
Lietošanas instrukcija
1
Padomājiet par sanāksmes darba kārtību. Tā kā ziņojums un vēlēšanas ir viens no svarīgiem jautājumiem, sagaidāms, ka vēlētāju aktivitāte šajā gadījumā būs maksimāla. Tāpēc papildus šīm tēmām darba kārtībā varat iekļaut arī citus aktuālus jautājumus, kurus apspriedīsit ar savas asociācijas biedriem. Izlemiet par laiku un vietu, kur notiks ziņošana un vēlēšanu sapulce. Telpai, kurā to plānots turēt, vajadzētu būt pieejamai un pietiekami plašai, lai tajā ietilptu visi.
2
Paziņojiet visiem, kas ir ieinteresēti rīkot ziņojumu-vēlēšanu sanāksmi. Lai to izdarītu, nosūtiet ielūgumus, norādot sanāksmes darba kārtību, datumu un vietu. Pakārt paziņojumus ar šo informāciju vietās, kur tos var redzēt lielākais šīs asociācijas biedru skaits. Ja nepieciešams, ievietojiet šādu paziņojumu plašsaziņas līdzekļos un televīzijā.
3
Organizējiet dalībnieku reģistrāciju, kurai jāsākas pusstundu pirms sanāksmes. Piešķiriet reģistratūrām pietiekamu skaitu, lai jau sākumā visiem atnākušajiem būtu iespēja norādīt savus personas datus. Parasti tas ir uzvārds, vārds un uzvārds, organizācija vai tās struktūrvienība, reģistrācijas vai dzīvesvietas adrese, kontaktinformācija.
4
Ievēlē sapulces priekšsēdētāju un sekretāru. Ņemiet vērā, ka jūsu ievēlētās institūcijas priekšsēdētājs nevar tikt ievēlēts par sapulces priekšsēdētāju. Ja nepieciešams, ja tas ir paredzēts statūtos, izvēlieties Akreditācijas komiteju, kas pārbauda deputātu akreditācijas datus, ja viņi tiek izvēlēti no apvienības locekļu grupām.
5
Sekretāram jāveic uzskaite. Protokolā atspoguļo sanāksmē klātesošo delegātu vai asociācijas locekļu skaitu, kurš tiek ievēlēts par priekšsēdētāju, sekretāru un ar kādiem balsošanas rezultātiem.
6
Ievēlētās struktūras priekšsēdētājs sagatavo ziņojumu par paveikto. Protokolā atspoguļo kopējo balsojumu ar novērtējumu - vai tas tiek atzīts par apmierinošu, vai ne. Sanāksmē jāuzklausa priekšlikumi par jauno ievēlēto struktūru sastāvu, jāapspriež un jābalso par katru kandidātu atsevišķi. Balsošanas rezultātus atspoguļo protokolā.
7
Pēc visu darba kārtībā apspriesto jautājumu apspriešanas sanāksmes priekšsēdētājam tā jānoslēdz un kopā ar sekretāru jāparaksta sanāksmes protokols.
