Mūsu sociālā un biznesa aktīvā dzīve bieži ir saistīta ar dalību dažāda veida sapulcēs - neatkarīgi no tā, vai tā ir akcionāru sapulce, kooperatīva biedru kopsapulce, HOA vai jebkura cita publiska sapulce. Šādu sanāksmju loma ir lēmumu pieņemšana un būtisku jautājumu dokumentēšana, kas saistīti ar sabiedrisko organizāciju vai juridisko personu darbību. Pareizs atspoguļojums sanāksmē pieņemto lēmumu dokumentos apliecina to likumību un ir juridisks dokuments.
Lietošanas instrukcija
1
Lai sastādītu sanāksmes protokolu, izmantojiet standarta A4 formāta papīra lapas. Protokola nosaukumā jāietver dokumenta nosaukums un ievaddaļa, atspoguļojot iemeslu, kādēļ notika pilsoņu vai akcionāru sapulce.
2
Zem virsraksta norādiet sanāksmes datumu un adresi, kurā tā notika, kā arī dalībnieku skaitu. Ja klātesošie savu dalību atzīmēja ar skaidru lapu, tad tas jāatspoguļo arī protokolā. Pārdomājiet tikšanās formu: veicot iepriekšēju aptauju, acīmredzamu rīkojumu ar personīgu klātbūtni vai izmantojot kombinētu dalības formu.
3
Norādiet sapulces ievēlētā priekšsēdētāja un sekretāra uzvārdus, vārdus un patronīmus, atspoguļojiet to balsu skaitu, kas nobalsojušas par, pret un atturējušās atbilstoši viņu kandidatūrai.
4
Aprakstiet darba kārtībā esošo jautājumu sarakstu, sākot ar vissteidzamākajiem, numurējiet tos un sāciet ierakstīt runas, debates un balsošanu par katru jautājumu ar tā numuru. Runu ierakstos jānorāda tikai iesniegtā ziņojuma galvenā būtība. Tas būtu jāizklāsta kodolīgi, bet tādā formā, kas izslēdz dubultu interpretāciju. Vajadzības gadījumā runas tekstu var pievienot protokolam. Visas būtiskās runas, piezīmes un piezīmes jāsniedz ar norādītajiem vārdiem.
5
Ieraksts par katru numuru beidzas ar lēmumu, kurā norādīti balsošanas rezultāti. Pēc visu darba kārtības jautājumu apspriešanas teksta norādiet, ka vispārējais lēmums sanāksmi pasludināja par slēgtu.
6
Parakstiet sanāksmes priekšsēdētāja un sekretāra protokolu un nododiet to organizācijas vai tās priekšsēdētāja arhīvā.
Pievērsiet uzmanību
Kooperatīvu vai HOA priekšsēdētāji nevar darboties kā asociācijas priekšsēdētāji.
Noderīgi padomi
Ja protokols ir nepieciešams iesniegšanai ārējai iestādei, tad tajā norādiet tā sagatavošanas noteikumus, jo tie var būt ierobežoti.
