Pašlaik, kad daudziem Krievijas uzņēmumiem ir biznesa partneri ārzemēs, delegāciju apmaiņa ir kļuvusi par normu. Tas palīdz iepazīties ar iestudējumu uz vietas, personīgi iepazīties ar tiem, ar kuriem nākas sadarboties, novērtēt situāciju un ātri atrisināt biznesa jautājumus. Tiekoties ar delegāciju, jāņem vērā daži organizatoriski jautājumi.
Lietošanas instrukcija
1
Sagatavošanas posmā apspriediet delegācijas lielumu, ņemot vērā to, ka darba jautājumi tiek atrisināti ātrāk, jo mazāka tā ir. Turklāt atlasiet dalībnieku sastāvu no savas puses, lai viņu skaits būtu aptuveni vienāds ar dalībnieku skaitu, kurus jūs satiksit. Pārrunā, kādā valodā notiks sarunas, un sagatavo tulku pat tad, ja viesi ierodas ar savējiem.
2
Uzziniet par jautājumiem, kurus viens vai otrs delegācijas loceklis ir kompetents risināt, jo pakļautība Rietumos tiek ļoti stingri ievērota. Uzrunājot kādu no viesiem, jums jābūt pārliecinātam, ka viņam ir tiesības sniegt informāciju par saviem pienākumiem.
3
Iepriekš apspriediet jautājumus, kas būs jārisina, un sagatavojiet visus materiālus, kas varētu būt nepieciešami. Pārrunājiet, kuri dokumenti tiks parakstīti pēc sarunām. Vienojieties par viņu turēšanas veidu - cik daudz viņi sāks, cik ilgi tie ilgs un kad būs pārtraukumi.
4
Ja delegāciju vada pietiekami nozīmīga persona, pēc iespējas ātrāk nosūtiet ielūgumu, lai uzsvērtu cieņu un palielinātu iespējamību, ka vizīte notiks un šai personai šajā laikā nav plānotas citas tikšanās.
5
Sagatavojiet atsevišķu, ērtu sanāksmju telpu, katram sapulces dalībniekam nodrošiniet ērtu vietu. Pagatavojiet bezalkoholisko dzērienu, kafijas, cepumu krājumu un parūpējieties par skaistiem ēdieniem. Neaizmirstiet ievietot pelnu traukus, ja jums tas nav pretim, lai sanāksmes laikā klātesošie varētu aizdedzināt cigareti.
6
Vienojieties par to, vai būs nepieciešams ierakstīt sarunas, par to jāvienojas abām pusēm. Nodrošiniet, lai viesi sēdētu pretī durvīm, šī psiholoģiskā tehnika ļaus viņiem justies mierīgāk. Pārliecinieties, ka tikšanās laikā jūs netraucēja telefona zvani.
7
Jaukai un smaidīgai meitenei labāk ir tikties ar delegāciju un aizvest to uz sarunu vietu. Viņa var gaidīt viesus ēkas vestibilā, kur notiks sarunas. Kad viesi ierodas pasākuma norises vietā, nekavējoties ir jāiepazīstina abas delegācijas ar otru, lai tie, kas vēlas sēdēt blakus, varētu to izdarīt.
